Ordini a fornitore
L'ordine esce completo,
e resta com'è uscito.
Duckday tiene l'ordine che fate al fornitore: la vostra numerazione, le vostre condizioni d'acquisto, le righe e i totali, su un documento pronto da spedire. Alla conferma prende un numero che nessuno può riscrivere e che niente può duplicare.
Quello che parte è un documento finito.
Una pagina sola tiene il fornitore, le righe, le vostre condizioni e i totali. I totali di riga e il totale documento li calcola Duckday, e quello che si stampa è un A4 sulla vostra carta intestata, con sopra il vostro Codice Destinatario. C'è anche la riga che chiede al fornitore di riportare il numero d'ordine in fattura e di non metterci dentro altri ordini.
Le condizioni non si riscrivono su ogni ordine.
Condizioni di pagamento, tempi di consegna, garanzia, come volete essere fatturati: si scrivono una volta per l'azienda e ogni ordine nuovo se ne porta via la sua copia. Se le cambiate a marzo, gli ordini partiti a febbraio restano esattamente come li avete mandati. Sette condizioni, e nessuna da ribattere a mano.
Le vostre condizioni d'acquisto stanno in un posto solo, e ogni ordine nuovo ne porta la propria copia: cambiarle domani non riscrive un ordine già spedito.
Chi riceve la fattura ha già il numero.
Il numero d'ordine si assegna alla conferma, nel formato che avete scelto voi, e da quel momento non si può più riscrivere, rinumerare o cancellare. Sta sul PDF che il fornitore ha in mano e sull'elenco che filtra l'amministrazione, così quando arriva la fattura che lo cita l'ordine è a una ricerca di distanza. Duckday non fa la riconciliazione al posto vostro e non spedisce l'ordine al posto vostro: garantisce che il numero citato da voi e quello citato dal fornitore siano lo stesso.
Sta dentro il ciclo passivo che avete già.
Il fornitore è la stessa anagrafica su cui registrate già le fatture passive, e ogni ordine può essere imputato alla commessa a cui appartiene. Finché una fattura passiva cita un ordine, Duckday si rifiuta di cancellare quell'ordine, e si rifiuta di cancellare un fornitore o una commessa da cui un ordine dipende ancora. Gli ordini si taggano, si filtrano, si esportano e finiscono nei report insieme a tutto il resto.
Aprite un fornitore e gli ordini che gli avete fatto sono già lì, con il loro stato e il loro totale.
Tutto quello che fa
- Ciclo di vita ordineBozza, conferma, annullamento e riapertura, con duplicazione, controlli di coerenza e anti-cancellazione.
- Numerazione ordiniNumero assegnato solo alla conferma, formato personalizzabile e progressivo annuale, mai riusato.
- PDF ordine pronto da inviarePDF A4 con logo, condizioni e totali, clausola di riferimento in fattura, con anteprima e download.
- Condizioni d'acquistoCondizioni standard impostate una volta, copiate su ogni ordine e congelate come inviate al fornitore.
- Righe e testata ordineOggetto, date e riferimento interno in testata; righe con codice, quantità, prezzo e IVA e totali calcolati.
- Ordini legati al fornitoreIl fornitore mostra i propri ordini e ne apre uno nuovo già intestato, con referente ed email pronti.
Le domande che ci fanno davvero.
- Possiamo registrare l'arrivo della merce e chiudere l'ordine?
- No. Non c'è l'entrata merci e non c'è nessun riscontro incrociato con la fattura: un ordine è una bozza, poi è confermato, al limite viene annullato. Se il ricevimento merci è il cuore di quello che vi serve, ditecelo: questo modulo è costruito sul documento e sulla sua numerazione, non sul magazzino.
- E se il fornitore ci fattura tre ordini insieme?
- È l'ordine stesso a chiedergli di non farlo: sul documento c'è scritto che il numero d'ordine va riportato in fattura e che una fattura può riferirsi a un ordine solo. Duckday tiene e protegge il collegamento fra una fattura passiva e un singolo ordine, ma non riconcilia le quantità e non chiude l'ordine al posto vostro. Se il fornitore accorpa lo stesso, la gestite come la gestite oggi.
- Cosa succede se ci accorgiamo di un errore dopo la conferma?
- Numero, anno e stato smettono di essere modificabili, e un ordine confermato non si può più cancellare. Lo annullate e ne emettete uno nuovo; se invece riportate indietro quello annullato e lo riconfermate, si tiene il numero originale invece di consumarne un altro. Tutto quello che non è numero, anno o stato resta correggibile.
Raccontateci come lavorate oggi.
Non c'è niente da preparare. Mezz'ora su come gira la vostra azienda — chi segna le ore, come nasce una fattura, quando scoprite se una commessa ha reso — e vi diciamo quali moduli servono e che preventivo aspettarvi.