Rimborsi
Una decisione rimborsa il dipendente
e riaddebita il cliente.
La nota spese, il rimborso chilometrico e la diaria stanno ognuno su una riga sola, imputata alla commessa a cui appartiene, così approvarne una chiude tutte e due le partite: quello che l'azienda deve alla persona e quello che il cliente si vede addebitare.
Ogni scontrino nasce già imputato a una commessa
Niente finisce in un calderone generico. Una nota spese, un rimborso chilometrico o una diaria si imputa alla sua commessa prima ancora di poter essere inviata, e lo scontrino viaggia insieme alla richiesta, così chi approva vede cosa sta firmando. Quello che riaddebitate è quello che avete speso davvero.
Chilometrici e diarie non li scrive nessuno a mano
Il rimborso chilometrico si misura sul percorso vero, partendo dalla sede di assunzione, alla tariffa al chilometro che il vostro amministratore ha messo sul veicolo registrato di quella persona. Se volete, il tragitto casa-ufficio viene scalato prima del totale, perché quella parte non è rimborsabile. La diaria si aggancia alla destinazione e alla data, alla tariffa che avete deciso per quel posto, o per quella persona.
Il percorso è misurato tratta per tratta, sempre a partire dalla sede di assunzione, con il tragitto casa-ufficio scalato prima del totale.
Lo scontrino si fotografa sul posto
Chi è in trasferta fotografa lo scontrino e l'AI lo legge: esercente, data e importo tornano già compilati, da controllare prima di salvare. La sua pagina gli dice cosa ha aperto, cosa sta aspettando e a quanto è arrivato il mese. Se si accorge di un errore mentre la richiesta è ancora in attesa, se la riprende indietro e la sistema.
Ogni spesa finisce in fattura o a centro di costo
Un rimborso approvato e riaddebitabile confluisce nell'avanzamento della sua commessa e diventa una riga della fattura attiva, con la data e il nome di chi ha speso. Quello che non riaddebitate resta comunque su un centro di costo e si vede nel controllo di gestione per il costo che è. E dove usate la conservazione a norma, gli scontrini approvati ci finiscono senza un passaggio in più.
Gli scontrini approvati arrivano in conservazione a norma senza un passaggio in più, e l'esibizione legale è pronta il giorno che ve la chiedono.
Tutto quello che fa
- Veicoli e tariffe chilometricheIl dipendente registra il veicolo, l'admin fissa l'€/km e il tragitto casa-ufficio si scala dal viaggio.
- Approvazione delle note speseApprovi o respingi con motivo, in blocco o singolarmente; nessuno approva la propria spesa.
- Imputazione e riaddebito su commessaOgni spesa è imputata a commessa o causale interna e diventa riga riaddebitabile una sola volta.
- Conservazione digitale a normaGli scontrini approvati vanno in conservazione a norma, con stato tracciato ed esibizione in PDF o zip.
- Scontrino letto dall'AIFotografi lo scontrino e l'AI compila esercente, partita IVA, data, totale e categoria.
- Tipologie di nota speseForfettario, con giustificativo, chilometrico o diaria oraria per categoria, ognuno con il suo modulo.
- Coda pagamenti e liquidazioneLe spese approvate restano in coda fino al pagamento in busta e vengono segnate come rimborsate.
- Trasferte e diarieDiarie per destinazione con date di validità, agganciate in automatico alla trasferta.
Le domande che ci fanno davvero.
- Un responsabile può approvarsi le proprie note spese?
- Di default no. Approvare, riaddebitare o liquidare un proprio rimborso è vietato agli approvatori e agli amministratori allo stesso modo. L'unica strada è un permesso esplicito dato a una persona precisa, e darglielo significa che le sue richieste risultano approvate già all'invio.
- Usate le tabelle ACI per i chilometrici?
- No. La tariffa al chilometro è un numero che il vostro amministratore mette su ogni veicolo registrato, e può cambiarlo solo lui: da dove prendete quel numero lo decidete voi. La distanza invece non si decide, si misura sul percorso, e una volta approvato il rimborso si porta dietro la tariffa con cui è stato calcolato, quindi cambiarla il trimestre prossimo non riscrive il trimestre scorso.
- Possiamo mettere un massimale per categoria o un plafond mensile?
- No. Non ci sono tetti per categoria né plafond mensili: il controllo sta nell'approvazione, riga per riga, con lo scontrino sotto gli occhi di chi decide e un motivo scritto su ogni rifiuto. Quello che invece è deciso prima è la parte su cui di solito si discute, la diaria e la tariffa al chilometro, perché arrivano dalle vostre tabelle e non da quello che ha scritto qualcuno.
Va insieme a
- Gestione commesseOfferte, attività, avanzamenti valorizzati e marginalità per commessa, cliente e persona.
- Controllo di gestioneCosti del personale, centri di costo e budget, dentro un conto economico riclassificato.
- PresenzeTimbrature che diventano cartellino, riconciliato ogni giorno con le ore rendicontate sulle commesse.
Raccontateci come lavorate oggi.
Non c'è niente da preparare. Mezz'ora su come gira la vostra azienda — chi segna le ore, come nasce una fattura, quando scoprite se una commessa ha reso — e vi diciamo quali moduli servono e che preventivo aspettarvi.