Ciclo passivo
Ogni fattura la pagate una volta sola,
la distinta si scrive da sola.
Duckday tiene tutte le fatture che ricevete, dal file che arriva al bonifico che parte. In fondo esce una distinta bancaria vera, da caricare sul portale della banca, non un elenco di bonifici da ribattere a mano.
Le fatture entrano già lette.
Caricate quello che vi mandano i fornitori, un documento alla volta o tutto il mese insieme, e Duckday legge il documento: chi l'ha emesso, per quanto, con quali scadenze e su quale IBAN. Un fornitore che ancora non avete nasce dai dati della fattura stessa. Una fattura già caricata viene messa da parte invece di diventare un secondo debito, anche se la prima volta era stata inserita a mano.
Le fatture nuove arrivano con i pagamenti già pianificati.
Su ogni fornitore decidete una volta come si paga: bonifico da un certo conto, Ri.Ba., RID, carta aziendale, anticipo di un dipendente. Da lì in poi ogni sua fattura nasce con un pagamento pianificato su ogni scadenza, e il giorno della scadenza quel pagamento risulta confermato. Se più avanti cambiate la regola, quello che è già pianificato resta com'è.
Impostate la regola una volta sul fornitore e ogni nuova fattura entra con un pagamento pronto su ogni scadenza, con la sua data e il suo importo.
In tesoreria arriva il file che aspetta la banca.
Una sola vista raccoglie i pagamenti di tutte le fatture: chi va in banca sceglie cosa parte questa settimana senza aprire un documento alla volta. Selezionate e Duckday scrive per voi la distinta bancaria, divisa per conto di addebito e data di esecuzione, controllata prima di arrivarvi in mano. Niente risulta inviato finché il file non è stato davvero salvato: se lo preparate e poi ci ripensate, nessun pagamento risulta fatto.
Quello che dovete sta accanto a quello che vi devono.
Le stesse fatture alimentano lo scadenziario di tesoreria insieme al ciclo attivo: una previsione di cassa sola e uno scaduto solo, invece di due programmi che non si parlano. Quando torna l'estratto conto, i movimenti vengono proposti contro le partite ancora aperte. Ogni modifica resta a registro, con chi l'ha fatta e quando, e vedere il lato fornitori è un permesso a sé, separato dal lato clienti.
Una sola previsione di cassa, con quello che esce e quello che entra.
Tutto quello che fa
- Importazione fatture XMLCarichi XML FatturaPA, ZIP o .p7m: letti in automatico, duplicati scartati, esito per file, o a mano.
- Registro fatture fornitoreFatture, note di credito e autofatture in un'unica lista: residuo corretto, scadenze, note e file originale.
- Pagamenti e distinta CBIRegistri i pagamenti, li vedi tutti in una vista e generi la distinta CBI con ricevuta allegata a ciascuno.
- Anagrafica fornitoriRagione sociale, dati fiscali e più IBAN per fornitore; nasce dalla fattura e impara l'IBAN dai pagamenti.
- Regola di pagamento automaticaImposti una volta come pagare un fornitore: le nuove fatture arrivano già con i pagamenti pianificati.
- Dashboard spesa fornitoriCosto per mese e per fornitore, i fornitori più cari e i documenti divisi per stato di pagamento.
- Anagrafiche dal registro impreseCerchi la ragione sociale nel registro imprese e la scheda si compila con i dati ufficiali.
- Scadenziario incassi e pagamentiIncassi e pagamenti in un'unica vista per fasce, a calendario o a lista.
- Tesoreria e riconciliazione bancariaImport estratti conto (CSV, CAMT, CBI), abbinamenti proposti, cassa proiettata sulle scadenze.
Le domande che ci fanno davvero.
- Le fatture ricevute entrano dallo SdI senza caricarle a mano?
- No, e preferiamo dirvelo prima della firma invece che dopo. I file li caricate voi, uno alla volta o tutto il mese insieme, e la fattura la inserite a mano quando il file non c'è; non leggiamo PDF né scansioni. Da lì in avanti fa tutto Duckday.
- E se il fornitore manda una nota di credito?
- La legate alla fattura a cui appartiene e il suo importo scende da quello che dovete, senza che nessuno rifaccia i conti. Duckday vi propone solo i documenti che si possono davvero associare: da una nota di credito vedete le fatture di quello stesso fornitore e nient'altro.
- C'è un passaggio di approvazione prima di pagare?
- Non come flusso di approvazione. Non esiste uno stato «da approvare» né un approvatore: i livelli sono due, chi legge e chi registra e paga. Il controllo è chi ha quel secondo permesso, e la regola che avete impostato sul fornitore.
Raccontateci come lavorate oggi.
Non c'è niente da preparare. Mezz'ora su come gira la vostra azienda — chi segna le ore, come nasce una fattura, quando scoprite se una commessa ha reso — e vi diciamo quali moduli servono e che preventivo aspettarvi.