Documentazione societaria
Il certificato scaduto
ve l'ha detto prima.
DURC, DURF, certificazioni, polizze, iscrizioni camerali: le carte che l'azienda stessa deve tenere valide vivono in un registro solo, ognuna con un responsabile e una data di scadenza. L'avviso parte prima della data, con il preavviso che impostate, alle persone che indicate, così il rinnovo è in mano prima che lo chieda una gara.
Un registro, con un nome su ogni carta.
Ogni documento ha un responsabile, il suo file e la sua scadenza — o la dichiarazione esplicita che non ne ha. Il registro risponde a colpo d'occhio alla domanda «siamo in regola?», che è quella che una banca, un audit o una gara fanno davvero.
La scadenza avvisa prima di passare.
L'avviso parte dentro la finestra che configurate, alle persone che indicate, e si ripete finché il rinnovo non è a registro. Se la data si sposta, il promemoria si sposta con lei.
I documenti per scadenza, prima quelli dentro la finestra di preavviso.
Una firma si chiede a registro.
Dove una carta va firmata, la richiesta è un passaggio tracciato, con la sua notifica. Cosa è stato chiesto, a chi, e quando — scritto.
Le carte dell'azienda, separate da quelle di tutti gli altri.
I documenti dei dipendenti hanno le loro scadenze nell'HR; procedure e documenti di qualità hanno il loro flusso di approvazione nella gestione documentale. Questo registro è le carte dell'azienda in quanto tale — i tre mondi non si mischiano, e ognuno avvisa le sue persone.
Tre mondi di documenti, ognuno con i suoi responsabili e le sue scadenze.
Tutto quello che fa
- Tipi di documento personalizzatiDefinite i tipi che tenete - DURC, certificazioni, polizze - raggruppati in aree, ciascuno con campi propri.
- Stato di validità dei documentiRegistro ordinato per scadenza: ogni documento è valido, in scadenza, scaduto o senza scadenza dichiarata.
- Archiviazione e ripristinoTogliete dal registro attivo un documento superato e riportatelo indietro quando serve.
- Storico delle versioniOgni versione resta consultabile e scaricabile; correggete o eliminate quella sbagliata, mai l'ultima.
- Scadenze e rinnovi con avvisiAvvisi prima della scadenza; il rinnovo è una nuova versione e la scansione precompila i dati.
Le domande che ci fanno davvero.
- Quali documenti stanno qui?
- Quelli che l'azienda stessa deve tenere validi: DURC e DURF, certificazioni, polizze assicurative, iscrizioni camerali, depositi. I disegni di progetto e le procedure stanno nella gestione documentale; l'attestato di un dipendente sta nell'HR.
- E un documento che non scade mai?
- Si marca come senza scadenza, esplicitamente — così il registro distingue «non scade» da «nessuno ha inserito la data», che è la differenza che conta.
- A chi arrivano i promemoria?
- Al responsabile e a chi aggiungete, con la finestra di preavviso che impostate. Il promemoria si ripete finché il documento rinnovato non è a registro.
Va insieme a
- Gestione documentaleDocumenti aziendali con codice strutturato, storia delle revisioni e un responsabile su ogni passaggio di approvazione.
- CredenzialiLe password aziendali in liste condivise, cifrate in un vault dedicato, con ogni apertura sul registro di sicurezza.
- Car poolLa flotta aziendale con le sue prenotazioni: chi ha quale mezzo, quando rientra, e mai due persone sullo stesso furgone.
Raccontateci come lavorate oggi.
Non c'è niente da preparare. Mezz'ora su come gira la vostra azienda — chi segna le ore, come nasce una fattura, quando scoprite se una commessa ha reso — e vi diciamo quali moduli servono e che preventivo aspettarvi.