Car pool
Nessuno resta in piazzale
a litigarsi il furgone.
La flotta è un registro — marca, targa, alimentazione, condizioni di noleggio — e ogni veicolo o è assegnato a una persona o si prenota dal pool. Una prenotazione si richiede, si approva e sta sul calendario, e due persone non possono avere lo stesso mezzo alla stessa ora.
Un veicolo o è di qualcuno, o è del pool.
Un'assegnazione esclusiva dice di chi è; tutto il resto si può prenotare. Il registro porta la targa, l'alimentazione e le condizioni del contratto di noleggio, così «qual è il furgone a noleggio» ha una risposta che non è la memoria di qualcuno.
Il registro: veicoli assegnati e veicoli del pool, con targa e condizioni di noleggio.
Una prenotazione si chiede e si approva.
La persona chiede un mezzo e un periodo; chi approva vede le richieste insieme e ne chiude più d'una in un colpo. Approvarsi la propria richiesta è vietato, e un mezzo occupato non si può prenotare due volte — la sovrapposizione viene bloccata sul momento.
La coda di approvazione, con l'approvazione in blocco e la sovrapposizione rifiutata.
La disponibilità si cerca dalla stessa schermata.
La ricerca di disponibilità risponde direttamente a «cosa è libero giovedì», e la vista di occupazione mostra la settimana della flotta a colpo d'occhio. Chi è in strada vede le proprie prenotazioni e chiede la prossima dallo stesso posto.
La disponibilità su un periodo: i mezzi liberi, prenotabili lì.
L'auto personale resta nei rimborsi, dove deve stare.
Il rimborso chilometrico sul veicolo registrato del dipendente è mestiere del modulo rimborsi e lì rimane. Il car pool è la flotta dell'azienda.
La flotta aziendale da una parte, i rimborsi sul veicolo personale dall'altra.
Tutto quello che fa
- Prenotazione veicoliScegli veicolo e periodo, invia la richiesta e segui lo stato fino all'approvazione, senza sovrapposizioni.
- Approvazione delle richiesteCoda delle richieste in attesa, decisione singola o multipla con motivazione, e nessuna auto-approvazione.
- Disponibilità della flottaTimeline della flotta con prenotazioni e assegnazioni; periodi occupati per veicolo, senza dire chi prenota.
- Assegnazione esclusiva del veicoloUn veicolo può essere assegnato in modo esclusivo a un dipendente per un periodo, fuori dal pool condiviso.
- Noleggio a lungo termineProvider, canone, km inclusi e franchigie sul veicolo; i ritirati restano in anagrafica con lo storico.
Le domande che ci fanno davvero.
- Traccia carburante e manutenzioni?
- No. È il registro e le prenotazioni — chi ha quale mezzo e quando rientra. Carte carburante, tagliandi e telematica non ci sono, e questa pagina non farà finta del contrario.
- Un responsabile può approvarsi la propria prenotazione?
- No — l'auto-approvazione è bloccata, la stessa regola che la piattaforma applica alle note spese. Approvare è un permesso a sé, e l'approvazione in blocco chiude le richieste di una mattinata in una volta.
- Chi vede la flotta?
- Chi ha i permessi del car pool: vedere è uno, amministrare un altro, approvare un terzo. Chi prenota vede la disponibilità e le proprie prenotazioni; le condizioni contrattuali restano al registro.
Va insieme a
- Gestione documentaleDocumenti aziendali con codice strutturato, storia delle revisioni e un responsabile su ogni passaggio di approvazione.
- Documentazione societariaDURC, certificazioni, polizze e depositi, ognuno con la sua scadenza e un promemoria che arriva prima.
- CredenzialiLe password aziendali in liste condivise, cifrate in un vault dedicato, con ogni apertura sul registro di sicurezza.
Raccontateci come lavorate oggi.
Non c'è niente da preparare. Mezz'ora su come gira la vostra azienda — chi segna le ore, come nasce una fattura, quando scoprite se una commessa ha reso — e vi diciamo quali moduli servono e che preventivo aspettarvi.