Gestione documentale
La procedura in vigore
è quella che qualcuno ha firmato.
Procedure, manuali, documenti di progetto: ognuno porta un codice strutturato, una storia di revisioni e un'approvazione che è un flusso — emessa, verificata, approvata — con una persona con nome e cognome su ogni passaggio. La versione su cui si lavora è quella che è passata, e quelle prima ci sono ancora.
Modificare un documento crea una revisione.
Modificare un documento crea una revisione. Quella in vigore si vede, quelle prima ci sono ancora, e cosa è cambiato fra due di esse è una domanda con una risposta.
L’approvazione ha tre ruoli e un percorso.
Una revisione viene emessa, verificata e approvata da tre ruoli con un nome, oppure rimandata indietro con un commento che le resta attaccato — e solo allora diventa quella in vigore. Che vuol dire che la versione su cui si lavora è quella che qualcuno ha firmato.
Una revisione in attesa di approvazione, con chi la deve approvare.
Il codice dice cos’è il documento.
Origine, azienda, reparto, tipo, progressivo: il codice è strutturato e generato, così l’identità di un documento si legge prima ancora di aprirlo. Il formato si configura per azienda, e l’import massivo porta dentro un archivio esistente senza rinominare niente.
È archiviato dove sta il lavoro.
Un documento appartiene all’azienda oppure alla commessa e all’attività a cui serve, e si trova da entrambe. Un disegno sta con la commessa per cui è nato, una procedura con l’azienda che la segue.
I documenti attaccati a una commessa, accanto alle sue attività.
Tutto quello che fa
- Revisioni numerate del documentoBozza, verifica, approvazione: solo l'ultima revisione è in vigore, il sorgente si blocca a fine bozza.
- Approvazione a più ruoliNomini chi emette, verifica e approva: un passaggio incompleto è rifiutato, si commenta invece di respingere.
- Firma a ogni passaggio di statoOgni passaggio richiede la firma di chi agisce; sostituirlo dopo annulla la firma, l'esito è un PDF firmato.
- Registro documentaleProcedure, manuali e documenti di commessa in un registro unico, navigabile per origine o cliente, in app.
- Documenti legati alla commessaIl documento è legato a commessa, attività e cliente, e nasce compilato dal punto in cui lo crei.
- Firme e prese visioneInvii un PDF alle persone indicate: ognuna firma sulla pagina o conferma la lettura, con solleciti.
- PDF da sorgenti OfficeWord ed Excel convertiti nel PDF che circola, con anteprima prima di confermare.
Le domande che ci fanno davvero.
- I documenti hanno una loro numerazione?
- Sì, per azienda, su un modello che configurate: lo stesso meccanismo degli altri codici, quindi il formato è vostro e la sequenza è nostra.
- Si può commentare una revisione?
- I commenti appartengono alla revisione, così la discussione che ha prodotto una modifica è attaccata alla modifica e non a un thread.
- Chi viene avvisato, e quando?
- La persona del passaggio: l’invio in verifica avvisa chi verifica, l’invio in approvazione chi approva, e un rifiuto torna a chi ha emesso la revisione, con il commento attaccato. Il trigger è una notifica come le altre della piattaforma.
- È un sistema documentale completo?
- Sono i documenti aziendali con codice, revisioni e approvazione. Le carte che scadono — DURC, certificazioni, polizze — hanno il loro registro nel modulo di documentazione societaria, e la conservazione a norma di fatture e scontrini passa dal servizio di conservazione, dai moduli di fatturazione.
Va insieme a
- Documentazione societariaDURC, certificazioni, polizze e depositi, ognuno con la sua scadenza e un promemoria che arriva prima.
- CredenzialiLe password aziendali in liste condivise, cifrate in un vault dedicato, con ogni apertura sul registro di sicurezza.
- Car poolLa flotta aziendale con le sue prenotazioni: chi ha quale mezzo, quando rientra, e mai due persone sullo stesso furgone.
Raccontateci come lavorate oggi.
Non c'è niente da preparare. Mezz'ora su come gira la vostra azienda — chi segna le ore, come nasce una fattura, quando scoprite se una commessa ha reso — e vi diciamo quali moduli servono e che preventivo aspettarvi.